MSTeamsSWE

Gästaccess på riktigt i Teams

Äntligen finns det ett bra sätt att inkludera gäster i Microsoft Teams. Gästaccessen bygger på att gästen själv skapar ett konto och efter det kan hen vara med på nästan exakt samma villkor som övriga användare. Kräver ingen licens eller några andra specialare. En steg-för-steg-guide finns längst ned i detta inlägg.

Detta ska dock inte förväxlas med federerade kontakter, alltså personer i andra organisationer som också använder Office 365 och Teams och då kan använda befintligt Office 365-konto för att få access. Möjligheten att samarbeta över federering väntar vi fortfarande på.  

Men nu kan vi alltså bjuda in personer till våra olika teams oberoende av om de har Office 365 eller inte.  

Proceduren består av

att man bjuder in personen genom att skriva in mailadressen på samma ställe som man vanligen lägger till nya medlemmar i teamet. Personen får ett välkomstmail där hen kan klicka på att ansluta till Teams. Där får man först registrera sig genom att ange sin mailadress, välja ett lösenord, ange födelsedata och sedan verifiera sin adress. Inte nog med det, du behöver också lägga in ditt mobilnummer och sedan verifiera det med en SMS-kod. Har du tagit dig igenom alla dessa steg så kan du andas ut, för nu är du klar! Nu kan du logga in och du får automatiskt access till det team eller teams som du har bjudits in till. Denna registrering behöver bara göras en gång, oavsett hur många teams du bjuds in till framöver. 

Som gäst

har du några begränsningar mot vad en vanlig användare har. Du kan tex. inte bjuda in andra personer, du kan inte söka och själva gå med i andra team eller lägga till appar/bottar. Sen beroende på vad Team-ägaren bestämt kan du ev. inte skapa egna kanaler och/eller ta bort kanaler i respektive team. Men annars är det så gott som fritt fram att som gäst arbeta i Teams, diskutera, chatta, skicka filer, vara med på Teams-möten osv.  

Som team-ägare

kan du se vilka gäster du har i Teamet, deras access kan inte ändras utan de kan bara vara just gäster, med de möjligheter och begränsningar som beskrivits ovan.

Som team-ägare kan du också bestämma om gäster ska få skapa och/eller ta bort kanaler. Du kan också lägga till befintliga gäster till flera teams utan att gästen behöver gå igenom proceduren att registrera sig igen.  

Under Inställningar i respektive team kan du ändra gästbehörigheter:

Eller den mer tveksamma svenska översättningen: ?

Som team-medlem

ser du att teamet innehåller gäster, och dessutom syns det i namnet på varje gäst, det är för din egen del så att du inte blir överraskad. Att kommunicera och samarbeta med en gäst är ingen skillnad mot en vanlig användare.  

Som Office 365-administratör

märker du att det i bakgrunden skapats en användare i Azure AD med den information som gästen angav när den registrerade sig. Så det är lätt för en administratör att hålla koll på alla gäster, se vilka team de har access till (Group Membership) och dessutom, om omständigheterna kräver det, aktivera tvåfaktors-autentisering och/eller bara tillåta access från betrodda enheter (mer om Conditional access kan du läsa här).  

För att aktivera gästaccessen behöver administratören aktivera gäst-access i Office 365-portalen, sen är det upp till varje team-ägare att lägga till gäster efter behag.  

Principen för gästaccess känner vi som administratörer igen från tidigare hantering av gäster, men nu sker processen helt och hållet från den anslutande gästens sida vilket gör att vi som administratörer inte behöver bli inblandade.  

 

Steg-för-steg-guide

Bjud in:

Ändra namn (valfritt):

Inbjudan skickas som ett mail:

 

Acceptera och registrera sig:

Logga in antingen via webbläsaren eller via en installerad Teams-klient. Du är klar!:

Mårten Hellebro

Mårten Hellebro

Ett hängivet Skype for Business- och Microsoft Teams-fan. Arbetar till vardags som lösningsarkitekt inom Skype for Business och Microsoft Teams på Cellip som sedan många år legat längst fram när det gäller telefoni i Lync, Skype for Business och Teams.

kommentarer

Nyhetsbrev!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få de senaste nyheterna och tipsen direkt till din inbox.

Invalid email address
Vi lovar att inte skicka något spam eller reklam och du kan avsluta prenumerationen när som helst.