MSTeamsSWE

Ringa in till ett Teams-möte

Inringande konferens i Microsoft Teams, alltså möjligheten att ha deltagare som ansluter via telefon är en bra funktion. Inte bara för att det ser bra ut med ett telefonnummer i mötesinbjudan, utan också för att man ibland helt enkelt måste kunna ringa in till ett Teams-möte. För att komma igång behöver man aktivera ett gemensamt telefonnummer och sedan tilldela licenser till dem som ska ha denna möjlighet. Inte svårare än så, och så här gör man:

Välj ett gemensamt telefonnummer

Börja med att välja ett gemensamt standardtelefonnummer, det gör man i Teams & Skype-portalen. Detta behöver man bara göra en gång för hela organisationen. Teams & Skype-portalen hittar man via Office 365-adminportalen.

Klicka på Meetings och Conference bridges, klicka på Add och välj ett lämpligt nummer.

Välj ett nummer från listan.

Och klicka sedan på Save.

 

Ändra eventuellt språk

Man kan ändra språk om man vill, alltså när man ringer till detta nummer så sägen en röst typ ”Välkommen till ljudkonferenscentret”. Alternativt språk läser den upp efter defaultspråket, så om man inte förstår vad den säger och inte gör några knappval går den över efter en liten stund och frågar på nästa språk i turordning från listan. För att ändra markerar man numret och klickar på Edit.

Audio Conferencing-licens

Alla användare som ska ha med ett telefonnummer i sina mötesinbjudningar behöver ha en licens. I Office 365-adminportalen, gå in på Billing och Purchase service. Här köper man en Audio Conferencing-license till varje användare som ska ha denna möjlighet.

Nästa steg är att lägga på licensen på användarna. Via Office 365-adminportalen, leta upp användaren och under Product licenses klicka på Edit och lägg till Audio Conferencing:

Sedan kan man under Users i Teams & Skype-portalen leta upp aktuell användare och välja om han eller hon ska få ringa in någon till ett möte, och då antingen inom landet eller internationellt. Klicka på Edit under sektionen Audio conferencing.

Allt klart

Det kan ta en stund innan de nya inställningarna har slagit igenom, att starta om Outlook han hjälpa för att snabba på processen. Men sedan ska man se ett telefonnummer när man skapar en inbjudan till ett Teams-möte i Outlook.

 

Bjud in till ett Teams-möte med tillhörande telefonnummer

I Outlook klicka på Nytt Teams-möte.

Och telefonnumret för att kunna ringa in till detta möte visas längst ned i inbjudan.

Ansluta till ett Teams-möte via telefon

Personen som vill ansluta till ett Teams-möte via telefon ringer telefonnumret som står i inbjudan, en röst säger: ”Välkommen till ljudkonferenscentret, ange ett konferens-id och avsluta med #.” Konferens-id:t står i inbjudan.

Sedan säger rösten: ”Om du är mötets organisatör trycker du på * nu”. Är det ens egna möte som man ringer in till och behöver ansluta som ledare måste man innan ha satt upp en PIN-kod via Teams & Skype-portalen. Detta är inte nödvändigt om man bara vill vara med i mötet som en vanlig deltagare.

Sedan säger rösten: ”Spela in ditt namn efter tonen och avsluta med *”. Detta används för att kunna identifiera personen som ringt in. Vänta sedan på att någon i mötet släpper in dig via lobbyn, genom att de klickar på Släpp in och sedan är du med i mötet.

För att muta sig under mötet så kan den som ringt in trycka *6, samma sak för att slå på ljudet igen.

OBS: Värt att notera är att det inte bara är det telefonnumret som man valt som går att ringa in på, genom att klicka på Lokala nummer längst ned till vänster i inbjudan kommer man till en sida med en massa nummer i olika länder, så att deltagarna kan ringa in på ett lokalt nummer i respektive land och på så sätt bara betala lokal samtalstaxa.

 

Ringa in något till ett möte

För att ringa in någon till ett pågående Teams-möte klickar man på lilla figuren med ett plustecken och skriver in telefonnumret till personen som man vill ha med i mötet.

När personen svarar kommer hen direkt in i mötet, så tänk gärna på att ge en schyst introduktion både om vad mötet handlar om men också vilka som är med i mötet.

 

Med hopp om många bra Teams-möten framöver.

 

Mårten Hellebro

Mårten Hellebro

Ett hängivet Skype for Business- och Microsoft Teams-fan. Arbetar till vardags som lösningsarkitekt inom Skype for Business och Microsoft Teams på Cellip som sedan många år legat längst fram när det gäller telefoni i Lync, Skype for Business och Teams.

Skriv en kommentar

Nyhetsbrev!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få de senaste nyheterna och tipsen direkt till din inbox.

Invalid email address
Vi lovar att inte skicka något spam eller reklam och du kan avsluta prenumerationen när som helst.