MSTeamsSWE

Skypexit del 1: Planera för en lyckad Skypexit

I en serie bloggposter kommer vi här gå igenom vad som behöver göras och vad man behöver tänka på för att göra en lyckad Skypexit, alltså att gå från Skype till Teams. Ända sedan Microsoft deklarerade för ca. ett år sedan att Skype ska ersättas av Teams så har vi alla vetat att den dagen oundvikligen kommer att komma. Därmed inte sagt att vi är där nu, men för många är det är hög tid att börja planera för det redan nu.

Skypexit del 1: Planera för en lyckad Skypexit (den här)

Skypexit del 2: Lär känna de olika lägena

Skypexit del 3: Interop mellan Skype och Teams

Skypexit del 4: En hård eller mjuk Skypexit

Skypexit del 5: Tack för allt Skype och Lync, Forgiven not forgotten

I den här första delen ska vi gå igenom förberedelserna och planeringen inför Skypexit. Med en ordentlig planering och väl genomförda förberedelser bäddar man för att slutresultatet ska bli riktigt bra. ”Skit in, skit ut”, det vill vi undvika.

 

Samla ihop ditt Skypexit Dream team

Att få med sig rätt folk i projektet är viktigt, men det är också viktigt vilka som supportar projektet. Man pratar om management buy-in, alltså att ledningen eller någon högt uppsatt är med och står bakom projektet vilket ger en tyngd och legitimitet till införandet.

Att det sedan inom alla företag och organisationer finns vissa personer som är mindre benägna att ta till sig förändringar i form av ny teknik eller arbetssätt är inget unikt. Lägg inte en massa tid och energi på att försöka övervinna dem, utan rikta in er först och främst på de som faktiskt gillar förändring. Hitta ett gäng super-users, Teams Champions som ni kan involvera och engagera i projektet och som kan hjälpa till att driva användningen framåt. På så sätt kommer man lättare åt skeptikerna, som om de är riktigt envisa tillslut blir ensamma kvar medan alla andra är inne i det nya och skickar roliga giphys till varandra.

 

Definiera projektet

Vad ska projektet innehålla? Vilka ska omfattas? När ska det vara klart? Vad krävs för att projektet ska anses klart? Har man inte definierat detta innan man startar igång så riskerar man att hamna i ett ekorrhjul, där man springer och springer men man vet inte hur långt det är kvar eller ens varför man fortsätter springa. Slutmålet är ju Skypexit, men det kan innebära lite olika saker beroende på om man kör Skype online eller Skype on-prem. Sätt gärna delmål, tex. baserat på hur många eller vilka avdelningar som fått tillgång till Teams, användandet, hur många som gått över helt till Teams, osv. Glöm inte utbildning av användarna i projektplanen för Teams är så mycket mer än vad Skype någonsin var, så det är inte konstigt om användarna inte intuitivt vet hur de ska få mesta möjliga ut av Teams.

Det finns en massa bra rapporteringsfunktionalitet i Office 365, använd den för att mäta hur (förhoppningsvis) användningen i Teams ökar, medan Skype-användningen minskar.

 

Vad används i Skype idag

Innan man drar igång övergången till Teams på allvar måste man veta vad som idag är inkopplat och används mot Skype for Business, allt ifrån headsets och konferensutrustning till tredjepartsapplikationer så som telefonist och kontaktcenters. Det räcker oftast inte med att bara mejla hela organisationen och fråga vad som används. Utan man måste göra en grundlig utredning. Till sin hjälp har man bland annat CQD (Call Quality Dashboard eller Samtalskvalitetsinstrumentbrädan som den heter på redig svenska) i Office 365. Eller Monitoring Reports om man har Skype on-prem. Läs gärna vad min kompis Mattias Kressmark skriver om CQD här.

 

Hårdvara

Vad gäller hårdvara så som headsets och konferensutrustning så är inte tillverkarna och Microsoft riktigt synkade med efterfrågan just nu. De första nya Teams-certifierade prylarna har börjat hitta ut på marknaden så min bedömning är att det inte kommer ta speciellt lång tid innan allt man behöver finns tillgängligt. Q4 2018 är det många tillverkare som nämner för realease av deras grejer, så vi lär se många nya (och uppdaterade Skype-certifierade) prylar komma ut den närmsta tiden. Skype-certifierade headsets fungerar redan nu till Teams, men det kan vara lite problem med att vissa knappar inte funkar riktigt, men det kommer bli bättre.

Ett tips: stäng ner Skype på datorn och kör bara Teams, då kan knapparna på de Skype-certifierade headseten fungera bättre

Kolla denna sida för aktuell information om Teams-certifierade prylar: https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/across-devices/devices

 

Videokonferenssystem

Jag vet att jag inte är ensam om att bli lite nervös när man börjar prata om traditionella videokonferenssystem i ett Skype-projekt. Men med Teams är dessa orostider förbi. Tack vare vår nordiska stolthet Pexip, men också Polycom och BlueJeans finns det nu riktigt bra lösningar för att få ihop alla tänkbara videolösningar med Teams. Genom Teams-certifierade ”gateways” som körs i Azure är det inga problem att ansluta övriga videolösningar till ett Teams-möte. Riktigt snyggt och smidigt.

 

Säkerhet och regelefterlevnad

Vad som är viktigt att veta är vilka krav det finns inom organisationen på säkerhetsfunktioner, och vilka olika förordningar och direktiv som måste efterlevas, tex. GDPR. Det som är bra är att det finns stöd för det mesta i Office 365 redan, och utmaningen handlar mer om att sammanställa vilka krav som finns och sedan mappa det mot befintliga funktioner i Office 365. Här är det helt klart rekommenderat att ta hjälp av någon som kan detta utan och innan, för då behöver det inte vara så svårt att få alla nöjda.

 

Kommunicera mera

Det är ju en kommunikations- och samarbetsplattform som vi jobbar med här, så varför inte leva som man lär genom att på ett generöst och strukturerat sätt kommunicera ut från projektet. Så klart med Teams men också genom andra kanaler. Till vår hjälp har Microsoft satt ihop en zip-fil med lite gott och blandat, och det är helt OK att ”sno” allt som ni kan ha användning för och anpassa efter era behov. Laddas ned här: https://aka.ms/UpgradeSuccessKit

 

Mer information

https://aka.ms/SkypeToTeams finns mer information om detta ämne. Där har Microsoft delat in hela resan från Skype till Teams i 6 steg och dessutom delat upp det på en ”Basic” och en ”Pro”-väg beroende på hur ens förutsättningar ser ut. Kolla gärna där.

Titta gärna in här på bloggen också då jag successivt kommer fylla på med fler delar i serien om hur man kommer i mål med en lyckad Skypexit.

 

Mårten Hellebro

Mårten Hellebro

Ett hängivet Skype for Business- och Microsoft Teams-fan. Arbetar till vardags som lösningsarkitekt inom Skype for Business och Microsoft Teams på Cellip som sedan många år legat längst fram när det gäller telefoni i Lync, Skype for Business och Teams.

Skriv en kommentar

Nyhetsbrev!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och få de senaste nyheterna och tipsen direkt till din inbox.

Invalid email address
Vi lovar att inte skicka något spam eller reklam och du kan avsluta prenumerationen när som helst.